Mødereferat.

Generalforsamling i Grundejerforeningen for Egsmark Bakker.

Søndag den 21.4.2024 kl 10. Ebeltoft Park B&B

Dagsorden:

• Valg af dirigent

Jens Paulsen vælges som dirigent. Han konstater indledningsvist, at generalforsamlingen er lovligt og rettidigt indkaldt. Susanne Markussen er referent, og der vælges to til stemmetælling. Der er tilsendt flere fuldmagter, som fordeles til de berettigede personer og registreres.

• Formandens beretning: se bilag

Da den nuværende formand først er tiltrådt d.14. januar 2024, omhandler beretningen udelukkende perioden fra d. 14. januar 2024 til d.d.

Bestyrelsen har et stort ønske om, at bestyrelsesarbejdet professionaliseres og har desuden et stort ønske om, at bestyrelsesarbejdet foregår i et godt klima og med et godt samarbejde.

En af deltagerne efterspørger mulighed for at få en beretning for 2023 fra den tidligere formand for bestyrelsen med fokus på, hvad der er sket i grundejerforeningen i 2023. Bestyrelsen v. Ebbe gjorde opmærksom på, at man kan få indblik i grundejerforeningens aktiviteter via regnskab 2023. Efter en dialog herom blev det besluttet, at den netop afholdte formandsberetning er tilstrækkeligt, og der vil ikke blive efterspurgt en beretning fra den tidligere formand.

Formandens beretning tages til efterretning.

• Fremlæggelse og godkendelse af Regnskab for 2023.  Fremlæggelse af budget for 2024, herunder fastsættelse af kontingent.

Regnskab 2023: Se bilag

Ca. 700 ud af de 1000 kr., som næsten alle medlemmer af grundejerforeningen betaler, går til vejfonden.

Kommentarer til regnskab for grundejerforeningen 2023:

• Badebroen er omkostningstung, og der er i 2023 brugt godt 50 t kr. på badebroen. Et medlem gør opmærksom på, at der findes fonde, hvor man kan søge støtte til nyopførelse af badebro. Ebbe regner med, at udgiften på sigt måske og forhåbentligt kan reduceres, da der er fundet nye løsninger, som bør bevirke en øget holdbarhed af broen.

• Der stod ved årsskiftet godt 260 t. kr. på kontoen.

• Der er i regnskabet en skyldig post på 2700 kr. til medlemmer fra den tidligere bestyrelse (900 kr. til hver af tre tidligere bestyrelsesmedlemmer), som endnu ikke er afregnet. Generalforsamlingen godkender udbetalingen af honoraret på 3 gange 900 kr., og bestyrelsen tilkendegiver, at udbetalingen vil finde sted efter generalforsamlingens godkendelse heraf.

Margit opfordrer desuden bestyrelsen til at udbetale boksleje til den tidligere formand, idet denne har et udestående hertil.

Generalforsamlingen godkender med ovenstående kommentarer regnskab grundejerforeningen for 2023.

Vejfonden: Kasser Ebbe Støvring gennemgår regnskab for vejfonden. Ved årsskiftet 2023/2024 står der ca. 707 t kr. i egenkapital. Det fremgår af de efterfølgende drøftelser, at der i regnskabet mangler en mellemregning, idet vejfonden skylder 47 t kr., som dog modsvares af, at vejfonden har 47 t kr. tilgode i grundejerfoeningen.

Generalforsamlingen godkender med ovenstående kommentarer regnskab for vejfonden for 2023.

Budget 2024:

Vejfonden: Der forventes samme bidrag fra foreningen i 2024 som i 2023.

Grundejerforeningen: Der forventes indtægt i 2024 på samme niveau som i 2023, idet medlemstallet er uændret, og bestyrelsen forslår uændret kontingent på 1000 kr.

Margit gør opmærksom på, at regnskab i følge vedtægterne skal medfølge indkaldelse til generalforsamling, hvilket ikke er sket. Ebbe Støvring gør opmærksom på, at regnskabet har været tilgængeligt på hjemmesiden den sidste uge inden generalforsamlingen.

Ørredvej 13 gør opmærksom på, at vi, før vi godkender budgetrammen, skal tage stilling til, om vi skal følge bestyrelsens indstilling til at afsætte 600 t til asfaltering af Hummervej og Vandkærsholmsvej jf. pkt. 4.

(Laksevej 13): vejfonden har mange penge, men der er også flere steder, hvor der trænges til at få udbedret vejene.

Jf. nedenstående: Budget 2024 godkendes med den justering, at der ikke afsættes 600 t kr. til asfaltprojekt jf. pkt. 4.

(Vandkærsholmsvej 5) bemærkede, at budget normalt ikke skal godkendes på generalforsamling. Det er kun budgetramme i form af fastlæggelse af medlemskontingent, som skal godkendes af generalforsamlingen.

Fastsættelse af kontingent: Generalforsamlingen godkender uændret medlemsbidrag på ca. 1000 kr. og dermed en uændret budgetramme.

• Forslag fra bestyrelsen.

• Bestyrelsen ønsker, at der afsættes ekstraordinært fra Vejfonden (§ 10a) 600.000 kr. til asfaltering af Hummervej og Vandkærsholmvej.

Bestyrelsen har et ønske om, at pengene i vejfonden skal ud at arbejde.

På den efterfølgende drøftelse af ovenstående forslag fremgik det, at der ikke var opbakning til realisering af bestyrelsens forslag om at asfaltering af Hummervej og Vandkærsholmvej:

(Hummervej 27) udtrykte den holdning, at et sommerhusområde ikke skal asfalteres. Han henviser desuden til, at der kan opstå problemer med at få afvandet asfaltveje i et sommerhusområde, da der ikke er mulighed for at grave grøfter. Han mener desuden at der er risiko for, at hastigheden på vejene vil stige, hvis vejen asfalteres.

(Ørredvej ?) efterspørger en mere detaljeret projektplan. Han fortæller, at han har planer om at fremsende et forslag til ændring af vedtægterne, så det fremover bliver muligt for bestyrelsen at spare op til større vejprojekter.

Beboer fra Krebsevej 13 bemærker, at han mener, der er større behov for vedligeholdelse af eksisterende veje end for at anlægge asfalt på nogle veje.

Brislingevej 5: Efterspørger en mere overordnet løsning med formulering af kriterier for prioritering af anvendelse af midler fra vejfonden.

Dirigentens/Bestyrelsens konklusion på drøftelserne v. Kirsten: Bestyrelsen trækker forslaget tilbage og medgiver, at der skal udarbejdes en overordnet plan for prioritering af vejfondens midler.

Brislingevej 5 anbefaler, at der kigges på nødvendige udbedringer og fx indkalder til ekstraordinært møde, hvis det opstår nødvendigt behov.

Hummervej 59: Det vigtige er, at vi får lagt en plan, og han anbefaler at bestyrelsen overvejer at bruge nogle midler på professionel rådgivning til, hvordan områdets veje bedst sikres og vedligeholdes.

(Brislingevej 26) vurderer, at der er stort behov for vejvedligehold i området med Brislingevej. Han tilbyder at bistå med rådgivning.

(Højbrovej 20): opfordrer bestyrelsen til at undersøge, om der er medlemmer i foreningen, som har kompetencer i forhold til etablering og vedligeholdelse af veje i et område som Egsmark Bakker.

Hummervej 27: Vil gerne udvide fokus til også at handle om afvanding, da de store regnskyl udgør et problem i fht. afvanding.

Følgende besluttes:

Generalforsamlingen indstiller, at bestyrelsen til næste generalforsamling udarbejder en plan for vejvedligeholdelse herunder vandafledning.

Planen skal indeholde nødvendige kriterier til prioritering af anvendelse af vejfondens midler, så vejene fremover er i den bedst mulige stand. Bestyrelsen kan indhente professionel rådgivning og opfordres til at undersøge, om der i foreningen finde ekspertise til udarbejdelse af en sådan plan.

Bestyrelsen skal således undersøge både nuværende og fremtidige udfordringer med vejene i området herunder brug af vejene.

(Laksevej 28) har stillet et forslag og han er enig i, at vi fremover skal have fokus på afvanding af området.

(Hummervej 59) henstiller til, at skraldespande holdes inde på egen matrikel og ikke placeres på vejene.

• Der ønskes en principiel beslutning om, hvorvidt bestyrelsen er ulønnet og derfor ikke kan modtage honorar. Kan bestyrelsen modtage honorar. Ja/Nej.

Forslaget drøftes og følgende forhold bemærkes:

Man kan som bestyrelse altid fraskrive sig et honorar. Det kræver en vedtægtsændring, hvis bestyrelsesmedlemmer fremover ikke skal kunne modtage honorar, så en principiel beslutning vurderes at være uden juridisk gyldighed (Ørredvej).

Laksevej 28: har sendt et forslag til bestyrelsen, som han mener hænger sammen med dette punkt. Medlemmerne har imidlertid ikke modtaget eller set forslagene fra medlemmer og der er efterfølgende en drøftelse af, hvorvidt forsalg fra medlemmer skal udsendes før generalforsamlingen eller ej.

Der henvises til generelle regler for ejerforeningen, hvoraf det fremgår at forslag skal udsendes, så medlemmerne har mulighed for at forberede sig.

Det er under alle omstændigheder tydeligt, at der er et stort ønske om, at forslag fra medlemmer skal fremsendes til foreningens medlemmer forud for generalforsamlingen.

Kirsten (formand for bestyrelsen) afslutter med at konkludere, at bestyrelsen tager forslaget af bordet.

(Ørredvej) gør opmærksom på, at bestyrelsen stadig kan arbejde for en vedtægtsændring, hvis den måtte ønske det.

•  Indkomne forslag fra medlemmer.

Der er indkommet flere forslag fra medlemmer. Indholdet i forslagene er dog ikke bekendt for generalforsamlingens deltagere, idet forslagene ikke er medsendt som bilag til generalforsamlingen. Flere medlemmer oplever dette som uhensigtsmæssigt, da medlemmerne så ikke har mulighed for at forholde sig til forslagene på forhånd. Flere forslag blev derfor under mødet trukket tilbage bl.a. et forslag fra (Laksevej 25).

Generalforsamlingen valgte dog at behandle et forslag fra Højbovej 18, som foreslog en vedtægtsændring, som indebærer, at der fremover er to revisorer tilknyttet foreningen.

Forslaget blev drøftet, og såvel bestyrelsen som medlemmerne støttede forslaget. Hummervej 24 gjorde opmærksom på, at vedtægternes §16 gør det muligt at ændre vedtægter her og nu, og det blev således besluttet at gennemføre en afstemning om forslaget.

Vedtægtsændring til afstemning: Der vælges to revisorer og en revisorsuppleant til Egsmark Bakker Grundejerforening.

Resultat af afstemning: 56 stemmer for og ingen stemmer imod.

• Valg af bestyrelse samt 2 suppleanter til bestyrelsen.

Valg af 4 medlemmer. På valg til bestyrelsen er Kirsten Pedersen, Peter Bønke, Kim Sanberg og Bjarne Støve. Alle er villige til genvalg. Kirsten og Bjarne vælges for 2 år, og Kim og Peter vælges for 1 år.

Ovenstående bestyrelsesmedlemmer vælges.

Valg af 2 suppleanter. Karlo Andersen Hummervej 24. Ønsker ikke genvalg. Susanne Markussen er villig til genvalg.

Forslag til ny suppleant i stedet for Karlo: Randi Pedersen vælges som suppleant.

• Valg af revisor. Margit er valgt for en 2-årig periode. Kirsten orienterer om, at Hanne Tind, som ikke er til stede, gerne stiller sig til rådighed som revisor for foreningen, hun er uddannet revisor. Herudover stiller Karlo Andersen op som revisor.

Margit Andersen ønsker at fratræde som revisor, efter at hun i mange år har varetaget denne vigtige opgave for foreningen. Hun er indstillet på at fungere som suppleant.

Der gennemføres valg af revisor, som resulterede i, at Hanne Tind vælges for 1 år og Karlo Andersen vælges for 2 år. Margit Andersen vælges som suppleant.

• Eventuelt.

• Et medlem gør opmærksom på, at det muligvis ikke er i overensstemmelse med GDPR -regler, når referater med navne og adresser offentliggøres på hjemmesiden. Bestyrelsen undersøger sagen og sikrer at foreningens praksis er i overensstemmelse med GDPR- reglerne.

• Trafiksikkerhed i området: Flere medlemmer efterspurgte foranstaltninger, som kan øge trafiksikkerheden i området fx fodgængerfelter, vejchikaner og bump, hajtænder mm.

• Hummervej 59 henstiller til, at grundejere stiller skraldespande på egen grund.

Referent: Susanne Markussen

Dirigent: Jens Dehn Paulsen. Formand: Kirsten R. Pedersen.